Gestión de Proyectos: La guía que necesitabas

Te contamos qué son, sus fases, varias metodologías y muchos consejos

Estarás de acuerdo conmigo si te digo que la gestión de proyectos, como concepto, es una de las artes más complicadas que hay en el mundo empresarial.

Y es normal que sea así porque, a fin de cuentas, en la gestión de proyectos estamos todo el rato con cosas nuevas, incertidumbre y gestionando personas, haciendo que todo se complique.

Por ello, en esta guía te vamos a contar:

  • Qué es la gestión de proyectos.
  • Las 5 fases que debes tener en cuenta.
  • Un montón de metodologías distintas.
  • Y algunos valiosos consejos.

Como la cosa va para largo, vamos a empezar con ello:

¿Qué es la gestión de proyectos?

Lo primero, como siempre que hacemos una guía sobre conceptos, es definir de qué estamos hablando.

En este caso, las definiciones más extendidas son un poco abstractas, como el concepto, así que podríamos decir que:

La gestión de proyectos son una serie de metodologías para guiar y dirigir los recursos y tareas de un determinado proyecto.

Hay una cosa muy importante:

Los proyectos son cosas que están fuera de las tareas o la actividad empresarial del día a día y, por ello, se deben tratar de forma distinta.

Deben tener un inicio y un fin ya que, si no, tendrían que estar integrados en ese día a día.

Por ello, deben tener un objetivo claro y, a ser posible, medible.

Y para eso necesitas un número.

A su vez, otra cosa que debes tener siempre bien medido es el alcance y el presupuesto del proyecto (tanto en recursos de persona como en dinero).

Con estos tres conceptos (objetivo, alcance y presupuesto), todo va a ser más medible y te vas a sacar fuera gran parte de la incertidumbre.

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Algunas ventajas de usar de forma eficiente la gestión de proyectos en tu empresa

Ventajas hay muchas, si no, no habría tantas metodologías distintas ni tanta gente trabajando en este área en casi todas las empresas de cierta entidad, con sus consultores externos y asociados.

Quizá algunas de las más importantes serían estas:

Podrás hacer tu empresa más productiva

Como en un proyecto debe estar todo definido, desde el objetivo hasta las tareas de cada uno de los integrantes, harás que, durante el tiempo que dure el proyecto y esas tareas, cada persona esté trabajando sólo en lo que se considera importante y, por ello, podrás hacer más con menos recursos.

Lo que viene siendo maximizar la eficiencia, vaya.

Creas equipos

Una de las cosas que ocurren en empresas una vez se pasan los 70 empleados es que se forman distintas islas y puede haber fricciones.

Como en los proyectos van a trabajar mano a mano personas de distintos departamentos, esto hace que se creen equipos y se cambien las dinámicas, dando a todos una visión más global de la empresa.

Es mucho más ágil

La agilidad es una de las puntas de lanza de muchas empresas hoy en día, y gracias a la gestión de proyectos vas a poder tener una empresa más adaptable, más ágil ante una realidad que cambia día a día.

Esto siempre va a ser un plus, ya que te va a permitir adaptarte al mercado antes que tu competencia.

Se transfiere el conocimiento

Como los equipos son multidisciplinares, la transferencia de conocimientos entre departamentos es mucho más sencilla y surge de una forma mucho más natural cuando se trabaja en un proyecto.

Esto va a hacer que todos los integrantes aprendan y, lo mejor de todo, sobre áreas que normalmente tienen un conocimiento más escaso.

Y algunas fricciones para las que debes estar preparado

Pero claro, la gestión de proyectos implica gestión de personas, y es normal que ocurran fricciones.

Algunas de ellas las podríamos resumir en las siguientes:

Hay que mover a la gente

Sí, una de las principales fricciones a la hora de ser el gestor de un proyecto es que realmente tienes que guiar a un colectivo de personas que tienen su día a día, sus cargas de trabajo y su carga mental hasta arriba.

Es tu labor hacerlo lo suficientemente atractivo e importante como para que estén deseando ponerse a la tarea.

Y no es sencillo.

Ojo con los flujos de los procesos

En gestión de proyectos normalmente una o varias personas trabajan en una tarea que, hasta que no esté terminada, no puede comenzar otra persona al siguiente punto.

Gestionar los tiempos para esas tareas y que el siguiente eslabón de la cadena esté preparado en el momento que toca es todo un arte.

Y es todavía más arte que el trabajo llegue como el siguiente lo necesita.

Ahí también vas a tener que lidiar y sacar mano izquierda.

Lidiar con los retrasos

Una de las cosas más importantes es llegar a tiempo a las tareas y a la finalización del proyecto y, cuando hay muchas tareas y muchas personas, los retrasos pueden ser muy importantes.

Aquí las claves son definir el alcance perfectamente y con alguna que otra tolerancia, e intentar prever dónde pueden estar las fuentes de esos retrasos antes de que ocurra, para empujar desde el inicio en la buena dirección.

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Las 5 Fases en la Gestión de Proyectos

Metodologías hay muchas, pero hay un consenso (más o menos) en cuanto a las fases necesarias para que la gestión de proyectos sea efectiva, son estas 5, ordenadas de inicio a fin:

1. Análisis de viabilidad

Antes incluso de ponernos a la tarea, debemos realizar un análisis pormenorizado de si podemos encarar este proyecto con los recursos que contamos, de cara a ver si este proyecto finalmente se va a realizar o lo vamos a cortar antes de empezar.

Quizá te parezca extraño, pero es algo que suele ocurrir bastante.

Este análisis es variable según el proyecto y la empresa, pero sí que tiene cosas que debe tener:

  • Un análisis profundo del alcance del proyecto.
  • Un objetivo bien definido.
  • Un presupuesto (o coste) previsto.
  • Un beneficio esperado.
  • Un análisis de riesgos.

Con estos 5 puntos podrás tomar la mejor decisión.

2. Planificación del trabajo

Una vez tenemos todos los puntos anteriores y el proyecto va para adelante, ahora debemos darle bajarlo a la tierra con una planificación lo más pormenorizada posible.

Para ello debemos tener en cuenta:

  • Los recursos con los que contamos.
  • Las tareas a realizar.
  • Debemos definir el plan de proyecto y, en la medida de los posible, las responsabilidades y tareas de cada persona o proveedor.

3. Ejecución del proyecto

Vale, ya lo tenemos todo definido, ¿cuál será el siguiente paso?

Evidentemente, la realización del proyecto en sí mismo.

Además del trabajo en sí mismo, hay que asignar y planificar tareas a todos los miembros del equipo y que cada uno sepa exactamente qué debe hacer en cada momento, para así poder avanzar correctamente.

Otra cosa muy importante es gestionar bien los cambios que vayan surgiendo y definir bien los flujos de trabajo.

4. Control y seguimiento del proyecto

Esta fase comienza cuando la ejecución del proyecto ya está moviéndose pero, en gran parte del tiempo, van en paralelo.

Como su propio nombre indica, se basa en ir comprobando cuál es el estado del proyecto, si vamos bien en cuanto a su alcance y costes asociados, así como a su calidad.

Es de especial importancia la gestión de incidencias e informes de seguimiento para que todos los miembros del equipo y de la organización puedan palpar los avances.

5. Cierre o finalización del proyecto

Y, por último, los proyectos deben terminar.

En esta fase, además de hacer este cierre formal y comunicárselo a las personas implicadas, hay que hacer un análisis de resultados y ver si se cumplieron objetivos, si no fue así, y por qué.

Todo esto irá a una base de conocimiento que hará ir incrementando el histórico con datos, no basado en sensaciones.

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Algunas de las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos

Como te decía al inicio, metodologías de gestión de proyectos hay muchas, pero quiero mostrarte alguna de las más utilizadas:

Metodología secuencial o en cascada

Digamos que son las metodologías más arcaicas pero, aún así, tienen sus cosas buenas.

La secuencial o en cascada es la típica que, hasta que no termina una fase, no comienza la siguiente, siempre revisada por un superior en el proyecto.

La parte buena es que el control es bastante sólido pero, por el contrario, es una metodología muy estática, haciendo que cualquier cambio nos lleve a la casilla de salida.

No podemos hablar de sólo una metodología secuencial, son más bien una colección de ellas.

Metodología PMI

PMI viene siendo el acrónimo de Project Management Institute y, como habrás adivinado, es una institución que se sacó de la manga su propia metodología, algo muy americano.

Hay algunos que la defienden y está bastante extendida en el ámbito empresarial, mientras otros muchos gestores de proyectos dicen que son una serie de pautas, pero no una metodología en sí misma.

Metodología Agile

La categoría Agile, como ocurría con la secuencial, en realidad son un conjunto de metodologías distintas que surgiendo todas ellas del propio Agile, y que se caracterizan por ser mucho más líquidas, es decir, más iterativas y con control de cambios permanente.

Entre ellas se encuentran la Kanban, Scrum, APF o XP.

Por nombrar sólo a la primera, Agile se centra en la entrega cuanto antes de un producto funcional a usuarios para obtener un feedback lo más temprano posible, siguiendo la máxima de testear cuanto antes para ver si vamos por el buen camino y, una vez testado, añadir cambios y funcionalidades.

Metodología de gestión del cambio

Si las metodologías secuenciales eran muy sólidas y bastante inamovibles, mientras que las Agile eran algo más líquidas, las de gestión del cambio son el extremo más palpable.

Por ello, se centran en los riesgos y control del cambio, más incluso que los propios procesos.

Son muy útiles en entornos muy volátiles y, entre los más conocidos pueden estar el Extreme Project Management o el Event Chain Methodology.

PRINCE2

PRINCE2 no es tan conocido como los anteriores pero es súper importante.

Viene de PRojects IN Controlled Environment, es decir, proyectos en entorno controlado y, aunque es una metodología de gestión de proyectos, va más allá y es una filosofía de gestión empresarial o de organización.

Además, esta metodología se usa en sitios grandes y con gran calado, desde gobiernos de países como Reino Unido, hasta la ONU o el Banco Mundial.

Metodologías de proceso (BPM)

BPM es otro acrónimo en inglés, esta vez para Business Process Management, que sería algo así como Gestión de Procesos de Negocio.

Aquí se engloban todas las metodologías que tienen el foco en conjuntos de procesos, y es un gran cajón de sastre.

Quizá los dos más importantes son el Lean Manufacturing, centrado en la producción justo a tiempo sin desperdicios y el Six Sigma, enfocado a la mejora de la calidad hacia los cero defectos.

Algunos consejos de base para la gestión de proyectos

Por último, me gustaría darte cinco consejos que ya hubiera querido tener yo cuando empecé a gestionar proyectos, espero que te ayuden:

Todo proyecto necesita una reunión de kickoff

Sí, un proyecto que no empieza con una reunión planificada de lanzamiento suele fracasar.

En esa reunión tienen que estar todos los actores y hay que poner en común lo que se va a hacer con todos los datos que se tienen, para que se sientan parte del equipo y, lo más importante, se preparen para lo que esté por venir.

En esta reunión ya va a haber los primeros cambios de alcance (algunos significativos) y dudas importantes, así que debes estar muy atento.

Medir a los actores y sus implicaciones

La parte fundamental que va a llevar el proyecto a cabo son las personas que van a trabajar en él.

Por ello, hay que mirar con cada una de las personas qué tienen que hacer y qué grado de implicación le vas a pedir.

Esto hará que la gestión de expectativas sea mucho más sencilla y transparente y, con ello, que todo vaya más rodado.

Calendario y dedicación

Otro punto que debes poner siempre en común es tanto el calendario como la dedicación de cada parte en el tiempo.

Ten en cuenta que cada persona tiene su día a día además del proyecto y, para cumplir objetivos, debe organizarse.

Cuanto antes pueda organizarse, mejor será y evitarás fricciones innecesarias.

Identifica cuellos de botella

No existe un proyecto que no tenga varios cuellos de botella.

Tu labor como gestor de proyectos es identificarlos cuanto antes (incluso preverlos) y hacer lo posible para ensancharlos, ya que eso arrastrará a todos (o gran parte) de las personas que trabajan en el proyecto.

Define funciones y responsabilidades

También es de vital importancia.

Digamos que, de primeras, hay 4 tipologías de funciones:

  • Gestor del proyecto, que es la persona que lidera.
  • Miembros del proyecto, que son las personas que trabajan en él.
  • Partes interesadas, que son personas que, aunque no trabajan en el proyecto, están interesadas en él.
  • Cliente final, que es quien va a recibir el proyecto finalizado y usarlo.

Una persona puede estar en varias categorías y con varias funciones, ahí debes hacer el encaje.