No nos entiendas mal, nos encanta Excel.
Nos parece una aplicación tremendamente útil y no conocemos ninguna empresa que no lo use de forma intensiva en todos sus departamentos.
Pero, como todo, Excel funciona mejor para unas cosas que para otras y, en algunas de ellas, es totalmente contraproducente.
Por ello hoy te quiero contar para qué sirve Excel realmente, qué problemas puedes tener y, lo más importante, cómo solucionarlo migrando a una aplicación de gestión.
Índice de contenidos
¿Qué es lo que hace bien Excel realmente?
La respuesta corta es simplemente “muchas cosas”, pero queremos ir algo más allá dándote alguna pincelada sobre para lo que realmente está concebido Excel.
Excel es una aplicación para hojas de cálculo
Sí, esto ya lo sabías, pero hay que volver a lo fundamental si queremos entenderlo de verdad.
Excel siempre fue concebido como una aplicación para hacer hojas de cálculo complejas, y eso es lo que hace realmente bien.
Tiene más de 300 funciones, algunas muy sencillas pero otras súper complejas como los macros o la posibilidad de vincular hojas de cálculo entre ellas, y eso lo hace realmente potente.
Capacidad para pintar gráficos sencillos
Otra de las cosas que hace relativamente bien es, gracias a unos datos introducidos, pintar gráficos de muchas formas distintas, como bien sabrás.
Hay aplicaciones mucho más profesionales para esta tarea, y no pienses que Excel te va a llegar en el ámbito de la investigación en muchos casos, pero, para el 90% de las veces, funciona.
Excel es versátil, mucho
Su gran punto fuerte es la versatilidad que ofrece, ya que cada persona usa el entramado de celdas como mejor le viene, tanto que, al final, lo mismo se hace un cuadro de mandos que un log de procesos en la misma aplicación.
Esto demuestra que Excel es potente y está bien diseñado, pero, como te decía al inicio, Excel no puede hacerlo todo bien.
Los principales problemas al trabajar con Excel
Sí, Excel tiene problemas, por supuesto, los 7 principales podrían ser:
La navegación puede resultar compleja
Si mantienes las cosas sencillas, no suele tener problemas de navegación, pero cuando tenemos una hoja de cálculo con muchas columnas o tremendamente grande, la navegación se vuelve prácticamente imposible, por mucho que inmovilices celdas.
Y eso es un problema muchas veces.
La velocidad no es su fuerte
Una vez más, cuando un libro de Excel empieza a crecer, la velocidad empieza abajar, ya que no está diseñado para ser la aplicación más veloz del mundo.
Pero claro, como usuario, tú quieres que todo vaya rápido, y tu productividad baja si no es así.
Consumo de recursos elevado
Si abres un libro grande, vas a tener un consumo de CPU y, en ocasiones, de RAM, muy elevado, y eso va a hacer que se ralentice todo el sistema, a veces, con cada movimiento.
En los años que corren, no estamos acostumbrados a este comportamiento, ya que lo queremos todo ya para poder trabajar.
Con Excel y muchos datos, esto no lo vas a conseguir.
Excel online está bien, pero le faltan funcionalidades
En los últimos años y con la irrupción de Office 365, Microsoft dio un empujón muy fuerte a las versiones online, incluida la de Excel, que podríamos decir que es su caballo de batalla principal.
El problema es que, aunque Excel online está bien y funciona correctamente, le faltan funcionalidades avanzadas.
Excel no es una base de datos
Hay muchos tipos de bases de datos (relacionales, distribuidas, orientadas a objetos…), y muchas soluciones para hacerlas, pero Excel no es una de ellas.
Las bases de datos, además de rápidas, deben ser sólidas para resistir el paso del tiempo y los cambios sin que se produzcan errores o se corrompan, y esta última parte Excel, aunque es estable, no llega al nivel.
Por eso siempre es un error usar Excel como una base de datos al uso.
Falta de control de versiones
Otro de los grandes problemas de Excel es la falta en el control de versiones.
Cualquier usuario puede simplemente “Guardar Como” el archivo y hacer cambios que el resto no tengan.
Es verdad que la cosa mejora con Excel online, con sus limitaciones, pero la opción sigue estando allí.
Falta de control en el contenido
Otra cosa muy importante:
El departamento de sistemas o, yendo más cerca, el manager de un equipo no controla la cantidad ni calidad de los Excel que andan enviando sus equipos, y eso es un problema, ya que se pierde transparencia y, en muchas ocasiones, tenemos demasiadas cosas bajo el radar de las que no nos percatamos hasta que es demasiado tarde.
Solución: Muchas veces no necesitas Excel, necesitas una aplicación
Pero tranquilo, que tenemos la solución perfecta.
Normalmente el objetivo de este tipo de Excel es gestionar algo, llevar un control de cambios, un cuadro de mandos, o algo similar, ¿verdad?
Pues la mejor opción no es el Excel en sí, en estos casos, lo mejor es tener una aplicación de gestión en la que todos los usuarios implicados puedan introducir los datos, verlos y analizarlos.
Aquí es donde entra en juego lo que te queremos presentar.
Con Velneo, podrás pasar de Excel o cualquier otra hoja de cálculo a aplicación en 2 minutos y sin tocar código, te dejo un vídeo para que lo compruebes:
Con esto puedes solventar todos los problemas de velocidad, control de versiones, consumo de CPU, falta de control y navegación todo de un plumazo, y de una forma súper sencilla.