Una disrupción, como la provocada por el COVID-19, es más que suficiente para obligar a las pymes a realizar cambios significativos en todas sus áreas: desarrollo y producción, ventas, comercialización, finanzas y gestión de las personas. Han de buscar formas de mantenerse unidos y de mantener el negocio a flote hasta lograr capear el temporal.
Se debe trazar una ruta a seguir y asegurarnos que la empresa está en el camino correcto hacia la recuperación. Aunque en esta ocasión, tomar las mismas medidas que en otras crisis, ya no es una opción. Los nuevos escenarios que requieren resistencia, agilidad y conocimiento inmediato se están acelerando, amenazando las prácticas comerciales establecidas que fueron diseñadas principalmente para la escalabilidad, la automatización y el ahorro de costos.
La próxima ola de innovación empresarial no vendrá de hacer más rápidos los procesos existentes. Si no que se centrará en la actitud de las empresas para actuar sin demora y en su capacidad adaptación a los cambios imprevistos y repentinos de las reglamentaciones, la falta de disponibilidad de recursos, la escasez de suministros y los picos de demanda de productos que no se consideraban críticos para su negocio hasta ese momento.
Por muy compleja que resulte esta tarea, las pymes que conseguirán más éxito el día de mañana, son las que están planificando hoy la próxima ola de crecimiento. Esta implica comprender las necesidades de cada función empresarial, prepararse para los riesgos de cada cambio y actuar ágilmente en cada oportunidad que se presente.
El ERP nos ayuda a establecer la base para la nueva normalidad
En el día a día de la gestión de nuestros negocios, rara vez nos paramos a repasar cómo se gestionan y comparten los datos. Momentos como este demandan que los responsables de cada área, se replanteen cómo han de reaccionar ante los cambios, para evolucionar sus operaciones y su personal, alineándose con la estrategia de la empresa.
Una aproximación común a esto consiste en sustituir las hojas de cálculo e informes por una aplicación simplificada, que se adapte a las necesidades actuales, pero que a menudo quedará desfasada más pronto que tarde, pues a medida que la empresa comience su recuperación y con ello incremente su ritmo de trabajo, es muy probable que esa aplicación se vea limitada en su capacidad para sostener esa expansión y el volumen de intercambio de información necesario.
Esta opción no suele funcionar porque coarta a la empresa de su capacidad para hacer lo que mejor sabe hacer: escalar las operaciones a medida que los mercados fluctúan y pivotar en su enfoque para responder a la demanda de los clientes. Por este motivo, la planificación de recursos empresariales (ERP) basados en la nube, son muy adecuados para las pymes.
Los ERP no son solo una tecnología. Es un sistema que ayuda a las empresas a hacer bien las cosas de manera correcta. Es el epicentro que permite conectar cada aspecto de la cadena de valor del negocio. Es la fuente dinámica de conocimientos y la visibilidad que los responsables de la toma de decisiones necesitan para conocer el presente real y planificar el futuro ideal.
Un ERP en cloud nos permite tomar decisiones basadas en datos, estandarizando y automatizando los flujos de trabajo, la logística, el procesamiento de pedidos, la participación de los proveedores, la gestión de datos y los controles internos. Y a medida que los procesos y las estructuras organizativas se unifican y simplifican, mejorar la productividad de los empleados mediante el análisis que permita optimizar los procesos operativos.
Los datos nos ayudan a ser más ágiles, a responder más rápido
La implementación de una solución ERP en la nube ofrece una transparencia en cuanto a datos, que las pymes necesitamos para saber exactamente cómo nos estamos desempeñando. Entender lo que está sucediendo en el fondo, qué factores presentan una oportunidad o un riesgo y dónde se necesita el inventario o la mano de obra y todo ello en tiempo real. Los datos nos permiten aprender del pasado y conocer la situación actual sin sesgos, lo que nos permite diseñar el próximo paso estratégico a implementar.
En momentos como este, la posibilidad de saber qué ocurre a tiempo real con la cadena de suministro, cuándo se agotarán las existencias o dónde se están produciendo los signos de una oportunidad económica, representa un nivel de conocimiento muy potente y poderoso económica y empresarialmente hablando, pues nos permitirá expandirnos a nuevos mercados o acelerar nuestro crecimiento en relación con una demanda y unas necesidades basadas en datos y no solo en intuiciones o siguiendo a otros. La diferencia entre seguir o ser seguido resulta enorme.